用語と定義 by Yichi Narita

一交会員とは

　一交会員 とは、 会則第３条 に定める者であって、
　　　要綱第２条３項 において、 「個人」 と定義されている者をいう

情報処理従事者とは

情報処理従事者 は、 要綱第３条１項 で次のように定義されている
　一交会においてコンピュータを利用した情報処理に従事する者は
　　　予め会長が委嘱した次の者とする。
　一 「会則」 第１１条第3項 に定める 情報処理責任者
　二 「会則」 第１１条第4項 に定める 情報処理担当者

情報処理責任者の選定
　会則 第１１条3項 により、
　　会長が役員の中から委嘱し、本会の個人情報保護業務及び情報処理業務会務を総括する

情報処理担当者の選定
　会則 第１１条4項 により、
　　会長が原則として会員の中から委嘱し、本会の情報処理業務を行う

パソコン 1

パソコン 1 では会員データベースを中心に作業をします。
　このパソコンは インターネットに接続しません ので、データの流出はありません。
　ただしパソコン盗まれた場合は流出の危険があります。
　対策:
　　(1) 使用者を登録して限定
　　(2) 使用室を鎖錠
　　(3) パソコンは持ち運び難い ディスクトップ に
　　(4) データベースと処理システムは独自に開発し 非公開
　　　　よく知られている市販のシステムは使用しない
　　(5) 会員データベースの処理を 外注しない

　パソコン 1 による主な作業:
　　(1) 会員個人情報の入力、訂正、削除
　　　　毎朝魁新聞の訃報欄を調査
　　(2) 会費請求用振替用紙に納入状況を自動印刷
　　(3) 会員から入金された会費の記録
　　(4) 会員データベースからの各種出力、 戦略資料 作成
　　(5) 会員データの処理に必要なソフトウェア開発
　　　　上記 (1)(4) は成田が制作したデータベースシステム NDBS を使用
　　　　上記 (2)(3) は成田がこれらの業務専用に制作

パソコン 2

パソコン 2 ではインターネットを利用して一交会員とのコミニケーションを計ります。
　このパソコンは 常時インターネットに接続 しています。
　　　したがって外部から侵入の危険性があるため、 パソコン 1 とはLAN接続をしません。

　パソコン 2 による主な作業:
　　(1) 電子メールによる一交会会員とのコミニケーション
　　(2) 電子メールによる業務連絡
　　(3) 一交会ホームページの保守、改訂
　　　　不正アクセス点検のため毎日一回は閲覧
　　　　自主制作しているので 緊急時の対応が可能

会員情報・データベース

一交会が会員の同意を得てから入手し、 「個人情報データベース」 に電子記録している情報
　氏名、旧姓、ふりがな、性別、卒業年、クラス
　現住所の郵便番号、現住所、電話番号、電子メールアドレス

実施要項第２条に定義した用語の説明
「個人情報」
　　「個人」 を特定できる、紙あるいは電子媒体に記録された情報をいう
　　　　印刷された名簿や、フロッピー、CD-ROM等に電子記録された名簿

「個人データ」
　　「個人情報」 を電子媒体に記録したものをいう
　　　　パソコンの磁気ディスクやフロッピー、CD-ROMに電子記録された名簿

「保有個人データ」
　　「個人データ」 のうち、開示や内容の訂正がでる権限を持つデータをいう
　　　　容易にパソコンの上に表示して訂正などができるもの

「個人情報データベース」
　　「保有個人データ」 の集まりであって、
　　　　「個人情報」 の入力、検索、出力が容易に行うことのできるものをいう

毎年４月、会員への会報と会費請求を行います。
　パソコン 1 により会員データベースから会費データを読み、
　　　振替用紙に納入状況を自動的に印刷します
　このプログラムは成田が作成したもので、３０年分の会費に対応していますが、
　年号が変わった場合にはプログラムの修正が必要となります。

平成９年版名簿
平成９年に一交会が株式会社サラトに制作を依頼して発行しました。
　発行部数は 3,000部で、会員以外の一般公衆にも出回っていると思われます。
　名簿が名簿業者などから振り込め詐欺グルーブに渡った場合は、
　　　一交会員に迷惑が及ぶことが考えられますが、
　個人情報の内容から考えて、直ちに被害を受けることはないと思われ、
　　　振り込め詐欺グルーブに賢く対応することで実被害を避けることができるでしょう。

新名簿発行について
　現在のところ新しい名簿の発行を希望される会員は少ないようです。
　発行する場合は 実施要項第１０条７項 の規定により、
　　全一交会員に会員個々に公開できる個人情報の項目を指定して頂き、
　　個々の会員毎に公開することの同意を得る必要があります。

会員の親睦に関する業務と個人情報
　1. 同期会（クラス会）の幹事を決める
　2. 幹事は一交会情報処理実施要綱第９条６項の定める 様式４号個人情報利用届 により
　　　該当会員の名簿の発行を依頼する
　3. 幹事は当該会員に会の案内を通知する際、
　4. 当該会員の個人情報が会の連絡業務以外には使用しないことを告げ、
　　　該会員の同意を得る
　5. 当該会員が個人情報の削除を希望した場合、
　　　幹事はその旨を情報処理責任者に通知する

個人会員同士が交流を計りたい場合の一交会の対応
　下図のように個人情報の開示には必ず個人会員の同意を得る